공공기관과 거래를 하게 되면 공문서를 써야 한다.
그런 업체에 취직이 돼도 마찬가지.
공문서에는 일정한 형식과 규칙이 있어서 이를 모른 상태에서 작성하려면 힘들다.
대신 한 번 익히면 편해진다.
거의 비슷하기 때문이다.
오늘은 공문서 작성법을 알아보도록 하자.
1. 공문서의 정의
공문서는 <행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정> 제 조에 정의되어 있다.
한 마디로 공공기관에서 시행하거나 접수하는 문서를 뜻한다.
문서 외 이미지나 동영상 등도 공공기관과 관련되면 공문서가 된다.
다만 오늘 포스팅은 공공기관과 실무 시 작성하는 공문서 작성법에 집중할 것이다.
이를 참고하도록 하자.
2. 작성방법
이제부터 공문서 작성방법을 설명하려고 한다.
그전에 알아두어야 할 사항이 있다.
공문서는 쓰는 형식에 정답이 있다.
<행정업무운영편람>이 사전 역할을 한다.
이대로 하면 된다.
실무에서는 다르다.
실무자급 공무원, 고위 공무원 전부 행정업무운영편람을 100% 알지 못한다.
실제 공무원이 작성한 공문서를 보면 여러 오류를 발견할 수 있다.
실무에서는 규칙도 중요하지만 관습도 중요하다.
상급자가 원칙을 잘못 알고 있어도 그대로 따르는 게 나은 경우가 많다.
마찰을 빚어봐야 자신만 손해이기 때문이다.
내가 설명하는 것도, 예시로 드는 문서들도 전부 조금씩 오류가 있다.
실무에서는 이 정도로 사용한다,라고 생각하고 이해해 주길 바란다.
1. 모르면 베껴라
공문서 작성의 기본은 카피다.
무에서 유를 창조하려고 하면 힘들다.
유사 문서를 찾아 내용만 바꾸려는 접근이 효율적이다.
유사 문서는 어디에 있는가?
안심하라.
서울시에서 편리하게 제공하고 있다.
서울정보소통광장에 접속하여 공문서의 제목을 검색하고, 필터링을 공개문서만 선택하면 유사문서를 확인할 수 있다.
예시를 보자.
성북구의회에서 성북구청에 협조를 구하는 내용의 문서다.
공사 현장을 방문할테니 현장에 참석하여 내용을 공유해 달라는 협조 공문이다.
이런 식으로 자신이 공문서 작성 목적(홍보, 협조, 안내, 제출 등)에 따라 유사 공문을 찾아 내용을 수정하여 활용하면 된다.
2. 처음 : 귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다. 또는 ~호 관련입니다.
공문의 시작은 보통 위 둘 중 하나다.
사전에 주고 받지 않은 상태로 상대방에게 처음 공문을 보낼 때는 "귀 ㅇㅇ의 무궁한 발전을 기원합니다."
를 첫 줄로 작성하면 된다.
귀 기관, 귀 청(구청), 귀사(회사) 등 다양하게 쓸 수 있지만 귀 기관이 무난하다. 모두 포함하기 때문.
그전에 공문서를 주고받았다면 받은 문서의 문서번호를 참조하여 보낸다는 사실을 기입해 주면 된다.
"서울시청 총무과-1234(2024.01.04.)호 관련입니다."
이런식으로 기관명, 부서, 문서번호, 날짜 순으로 작성하면 된다.
3. 숫자 작성방법(금액, 날짜, 시간)
| 구분 | 금액 | 날짜 | 시간 |
| 예시 1 | 금120,000원(금일십이만원) | 2025. 3. 17.(월) | 09:00~12:00 |
| 예시 2 | 금345,000원(금삼십사만오천원) | 2025. 12. 17.(수) | 15:00-18:00 |
금액은 앞에 금자를 붙인 후 아라비아 숫자로 한 번, 뒤에 한글로 한 번 써준다.
1이 들어가면 생략이 아니라 일이라고 써주는 점을 주의하자.
10,000원이면 금일 만원이다.
날짜는 연, 월, 일 뒤에 점을 찍고 한 칸 띄어준다.
마지막에 요일을 적을 때는 띄지 않는다.
시간은 24시간으로 표시하고 시간과 분 사이에 쌍점을 사용하면 된다.
시간과 시간 사이를 표시할 때는 물결표시나 - 를 쓸 수 있는데, 사이를 띄면 안 된다.
실무에서는 종종 띄어쓰기도 한다.
4. 붙임
붙임 문서가 하나일 때와 여러 개일 때 표시방법이 다르다.
하나 일 때는 숫자를 붙이지 않고 쓴다.
붙임 VV사업계획서 V1부. VV끝.
붙임 사업계획서 1부. 끝.
이런 식으로 쓴다.
붙임과 끝은 두 번 띄어주는 점을 주의하자.
문서가 여러 개 라면 번호를 붙여야 한다.
붙임 1. 사업계획서 1부.
2. 성과보고서 1부. 끝.
이런 식으로 쓰면 된다.
3. 자주 사용하는 패턴
| 구분 | 내용 |
| 제출요청 | ~에 따라 ~를 하고자 하오니 ~를 작성하시어 2024. 11. 12.까지 제출하여 주시기 바랍니다. |
| 참석협조 | ~를 다음과 같이 개최하오니 대상자께서는 ~에 참석하실 수 있도록 협조하여 주시기 바랍니다. |
| 홍보협조 | ~를 위해 ㅇㅇ행사를 운영하오니 많은 분들이 참여하실 수 있도록 널리 홍보하여 주시기 바랍니다. |
| 지출품의 | ~를 위해 ㅇㅇ를 구입하고자 합니다. 1. 건명 2. 지출금액 3. 지출내역 : 표를 그려 산출내역을 표시하거나 20,000원X10명 등 간단하게 표시(붙임 참고로 표기 가능) 4. 지출처(주소지 표기) 5. 지출방법(카드는 카드번호, 계좌이체는 6번에 채주와 계좌번호를 작성, **를 활용하여 부분공개식으로 작성 가능) |
| 안내 | 1. 행사명 2. 기간(일시) 3. 장소 4. 대상(인원이 있는 경우 명수) 5. 내용 |
| 의견조회(수요조사) | ※ 기간 내 미제출 시 '참여의사 없음' 으로 처리함 (수요조사 등을 할 때 활용) |
공문서에서 주로 사용하는 패턴을 정리해 보았다.
유사 문서를 찾아보면 아마 위와 같은 형식으로 작성되어 있을 것이다.
참고하길 바란다.
4. 무료 양식 다운로드
서울정보소통광장에서 몇 개의 공문을 가져왔다.
직접 홈페이지를 방문하여 검색하면 더 많은 공문을 찾아볼 수 있다.
5. 정리
오늘은 공문서 작성법을 알아보았다.
엄밀히 말하면 공문서를 작성할 때는 행정편람 규칙을 지켜서 작성해야 한다.
그러나 공공기관에서 사기업에게 완벽한 공문서를 요구하지도 않고, 현실적으로 일일이 규칙을 지키기도 힘들다.
적당한 선에서 형식에 맞춰 유사하게 작성한다는 목표로 임하자.
완벽하지 않아도 된다.
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