협조공문 작성방법과 양식 무료 다운로드

업무를 하다 보면 다른 단체, 기관과 협업을 해서 일을 해야 될 때가 있다.

공식적으로 협업을 하려면 그에 따라 공식적인 업무협조가 되어야한다.

공식적인 업무협조는 공문을 통해 이루어진다.

오늘은 업무협조를 위한 협조공문에 대해 알아보도록 하자.

 

1. 협조공문이란?

회사나 기관은 개인의 선호대로 움직이지 않는다.

예를 들어 A기관이 B기업을 도와주고 싶다고 해서 그냥 도와주는 게 아니다.

어떤 행동이든 명백한 근거, 문서가 있어야 한다.

이럴 때 협조공문이 필요하다.

 

서울에 있는 한 회사가 서울시 소유의 공원을 쓰고 싶다고 가정하자.

이때 회사는 서울시에 일시, 목적, 필요사항 등을 문서로 적어 서울시에 협조공문을 보내게 된다.

서울시는 협조공문을 검토하고 내용에 문제가 없으면 회신을 하여 이를 수락할 수 있다.

나중에 감사를 받게 되면 '회사의 요청이 적법하여 협조를 했다'라고 말할 수 있는 것이다.

 

협조공문은 한 마디로 협업을 위한 근거 서류라고 보면 된다.

2. 협조공문의 유형

협조공문의 유형은 다양하다.

협조를 구하는 대상에 따라, 내용에 따라 유형이 달라진다.

대표적인 예시 몇 가지를 알아보자.

 

• 장소 대관 : 상대 기관이 소유한 장소를 대관할 때 요청한다.
• 홍보 : 지하철, 버스, SNS 등에 홍보를 해달라는 요청이다.
• 기관 방문 : 탐방 프로그램을 위해 업무 협조 하는 경우다.
• 교통질서 유지 : 경찰서나 구청 교통과에 행사로 인한 교통 질서 유지 요청을 하기도 한다.
• 촬영 : 특정 장소를 촬영하기 위해 지자체에 허가받는 경우다.
• 납품 : 단가 인하나 납기일 연장 등을 거래처에 요청할 때 쓴다.
• 참석 : 포럼, 발대식 등 특정 행사에 많은 인원이 참여할 수 있게 참석을 요청한다. 

이 외에도 여러 협조유형이 있을 수 있으나 위의 유형이 대표적이다.

3. 협조공문 작성방법

본래 모든 공문은 행정안전부에서 발간한 행정업무운영편람에 근거하여 작성한다.

다만 실무에서는 사전과 같은 편람을 다 읽을 시간도 없고 효율도 떨어진다.

적당한 선에서 합리적으로 작성을 하는 것이 낫다.

흔히 쓰는 가격 협조 공문 양식을 가져왔다.

다른 내용도 위 형식에 따라 쓰면 된다.

 

1. 기관명을 쓴다. 맨 위에는 기관명을, 맨 아래 서명에는 기관장을 쓴다. 예컨대 맨 위에는 ㅇㅇ센터, 아래 서명은 ㅇㅇ센터장이 된다.

2. 수신은 기관장에게 하되 부장, 과장 등 실무 책임자를 괄호 안에 써도 된다.

3. 제목은 내용은 요약한 한 문장+협조 요청으로 쓰면 된다. 위는 사실상 통보이므로 "안내"로 작성하였다.

4. 이 전에 공문이 오고 간 것이 없다면 "귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다."로 시작하면 된다. 귀청, 귀사, 다양하게 쓸 수 있다.

5. 업무 협조 요청을 하게 된 상황 및 계기, 요청하고자 하는 내용을 작성한다.

6. 업무 협조 내용을 간략하게 정리한다.

 

아래에는 기관장 서명과 담당자, 기관 연락처 등을 작성하면 된다.

4. 다른 예시 협조 공문

무언가를 제출해야 할 때 마감을 촉구하는 내용의 협조 공문이다.

내용을 약간 바꿔서 대금지급을 요청하는 공문으로도 활용할 수 있다.

서울시 종로구의회에서 경북고등학교에 대관 협조를 요청하는 공문이다.

대관이나 행사 협조는 위와 같이 작성하면 된다.

간략하게 요청하는 이유와 내용을 쓰고 아래에 상세내용을 작성하면 된다.

5. 협조공문 양식 무료 다운로드

반응형

1. 마감 협조.hwp

0.04MB

2. 가격 협조.hwp

0.04MB

3. 대관 협조.hwpx

0.11MB

 

예시로 사용했던 협조공문 양식이다.

1번과 2번은 내가 직접 만들었고 3번은 서울시에서 제공하는 공문이다.

 

1,2번 파일에는 비밀번호가 걸려있다.

구독과 비밀댓글을 남겨주시면 암호를 알려드리도록 하겠다.

6. 정리

오늘은 협조공문 양식과 작성방법을 알아보았다.

처음엔 작성하기 어렵겠지만 다른 협조공문을 보면서 스타일을 익히면 대충 비슷하게 쓸 수 있게 된다.

어차피 실무에서는 완벽할 필요가 없다.

상대방에게 적당히 내용을 전달할 수 있으면 된다.

물론 여러 공문을 참조하여 형식적으로 훌륭한 공문을 쓸 수 있으면 더 좋다.

내가 설명한 작성방법과 예시 자료가 업무협조 업무에 도움이 되길 바란다.