걷다보니 행정의길

회사에서 총무, 구매 업무 등을 하다 보면 세금계산서의 존재를 알게 된다.이전에 업체 간 거래 업무를 담당해보지 않은 사람이라면 세금계산서가 어떤 서류인지 알기 어렵다.왜 발행해야 하는지도 이해 못할 수 있다.오늘은 세금계산서 발행 이유와 방법, 취소까지 알아보려고 한다. 1. 세금계산서 뜻세금계산서는 업체 간 거래를 증명하는 서류다. 개인에게도 주민번호로 발급이 가능한데, 보통은 사업자 번호를 통해 업체 간 거래에서 발급한다.세금계산서에는 양 업체의 정보(사업자등록번호, 대표자, 상호명, 주소 등), 거래 건명, 거래 물품, 거래 날짜, 거래 금액(공급가액과 세액)이 나와있다. 공급가액은 해당 제품의 실제 가격이고 세액은 부가세를 의미한다.예를 들어 내가 연필을 1,100원에 팔았다면 보통 1,000원..

거래처, 발주처에서 제품이나 서비스의 정확한 원가산출내역을 요청할 때가 있다.보통 공공기관에서 원가산출내역서, 원가계산서라는 서식으로 요청한다.직접노무비, 간접노무비, 경비 등의 상세한 내역을 요구하는 경우도 있지만 보통은 상세한 견적서정도로 요구하는 편인 것 같다. 나도 이전에 공공기관에 원가산출내역서를 내 본 적이 있는데, 상세한 견적서 정도로 마무리가 되었다.오늘은 원가 계산서, 원가산출내역서 양식을 알아보도록 하자. 1. 원가산출내역서의 의미원가산출내역서는 해당 제품이나 서비스의 원가를 상세하게 산출한 문서를 말한다.예를 들어 컴퓨터를 판다고 했을 때, 어떤 부품이 얼마의 단가로 몇 개가 들어가는지, 인건비가 얼마나 드는지 작성하는 거다. 원가산출내역서의 핵심은 세부사항을 정량적으로 표현하는 거다..

옛날과 달리 거의 모든 업무를 컴퓨터로 하는 시대다.문서 작성부터 확인, 발송까지 전부 전자적으로 처리한다.결재나 계약 같은 경우도 예외는 아니다.행정기관, 여러 사기업에서는 전자결재 시스템을 도입하여 문서를 처리하고 있다.종이를 보관할 필요도 없고 근거를 확실히 남길 수 있어서다. 계약 시에도 전자적으로 처리하기도 한다.부동산에서 임대차 계약을 해본 분들은 알 거다.요즘은 종이에 도장을 찍어 계약서를 만들면 중개사가 해당 계약서를 바로 전산에 등록한다. 완전 전자식이라면 버튼을 누르거나 손가락으로 서명을 하면 된다.문제는 파일에 도장을 포함해야 하는 경우다.예를 들면 견적서나 거래명세서를 보내야 할 때, 도장 이미지를 활용해야 할 때가 있다.어떻게 도장 이미지를 활용할 수 있을까?1. 여러 사이트에서 ..

문서를 작성하다 보면 암호를 걸어야 할 때가 있다.개인정보가 입력되어 있거나 누군가 보지 않았으면 해서 암호를 걸어놓는다.반대로 암호를 해제해야 될 때도 있다.매번 문서를 열 때마다 암호를 해제하기 귀찮아질 때 그렇다.오늘은 한글 HWP와 엑셀의 암호 걸기, 해제 방법을 알아보도록 하자. 1. 한글 암호 걸기 설정 방법우선 한글 문서부터 살펴보자.암호를 거는 방법은 2가지가 있다.먼저 상단 메뉴에서 보안탭을 누르면 맨 왼쪽에 문서 암호 설정 버튼이 있다.이 버튼을 눌러주면 암호설정 팝업창이 뜬다.여기에 암호를 두 번 입력해주면 암호가 설정된다.암호는 5자리 이상이어야 한다. 아니면 저장하기, 다른 이름으로 저장하기 버튼을 눌러 암호설정을 할 수도 있다.저장경로 팝업창이 뜨면 저장 버튼 왼쪽에 도구(L) ..

행정 사무 업무를 하다 보면 대봉투에 문서를 담아 전달하거나 발송할 때가 있다.계약서와 같은 중요 서류를 전달할 때 종이만 딸랑딸랑 들고 가는 것보다는 대봉투에 잘 넣어 전달하는 게 비즈니스 매너가 있어 보인다.또는 이력서를 우편으로 지원할 때도 그렇다.이력서, 자기소개서, 경력증명서 등의 증빙서류를 우편으로 제출할 때 택배박스에 담아서 낼 수는 없다.서류용 대봉투에 넣어 제출을 하게 된다.편지봉투는... 너무 작으니까 쓸 수가 없다. 이때 보내는 사람과 받는 사람의 주소를 써야 한다.근데 아시다시피 요즘엔 손으로 글씨를 쓰는 게 귀찮다.가끔은 없어 보이기도 한다. 특히 글씨를 잘 못쓰는 사람들에게는 쥐약이다. 이럴 때 요긴하게 쓸 수 있는 서식이 있다.대봉투 주소 양식이다. 1. 쓰임새위에서 설명한 대..

주문제작 건 같은 거래에는 납기가 있다.예를 들어 자동차 1대를 주문 제작해 주기로 하고 이를 1년 이내 납품해 주기로 하는 식이다.거래처끼리 모두 약속을 잘 지키면 문제가 없다.약속을 안 지키니 문제다.이를 대비하기 위해 문서 하나를 요구하게 되는데, 바로 납품 공급 확약서 또는 납품확약서다. 1. 납품 공급 확약서란?납품 공급 확약서는 납품 공급을 확약하는 서류다.기한 내 해당 제품을 납품하겠다고 약속한다.구매자는 공급자가 약속을 어기고 납품 기한을 어길 시 이 문서를 근거로 대항할 수 있다.손해배상을 요구하거나 소송을 할 수도 있다.납품 기한 내 납품할 수 있다면 아무 문제가 없지만, 납품 하지 못한다면 법적 근거 서류가 되므로 공급자 입장에서는 껄끄러운 서류 중 하나다. 2. 서류 살펴보기납품 공..

제조회사에서 일하다 보면 가지각색의 거래명세표를 보게 된다.내가 이전에 서비스 회사에서 일할 때는 거래명세표가 A4 한 장 짜리였다.자재를 수시로 거래하는 제조회사에서 일하다 보니 거래명세표가 반 장 짜리였다.오늘은 그 반 장 짜리 거래명세표를 얘기하려고 한다. 1. 공급받는 자와 공급자거래명세표는 거래를 증명하는 서류다.보통은 판매자(공급자)가 구매자(공급받는자)에게 발부한다.요즘은 전자세금계산서가 필수이기 때문에 따로 현금 거래를 하지 않는 이상 전자적으로 거래가 기록된다고 볼 수 있다.거래 금액이나 날짜 외 거래 상세 내용을 거래명세표로 확인하게 되는데, 이때 근로계약서처럼 양 쪽에서 보관하는 경우가 있다. a4 한 장에 똑같은 거래명세표 2개가 들어가도록 만들고 한 개는 공급받는 자에게 배부하는 ..

거래 시 인감증명을 위해 사용인감계를 제출할 때가 있다.이때 사용인감계 양식을 써야 한다.간단한 서식에 인감만 찍으면 되므로 준비하기 어려운 서류는 아니다.차근차근 알아보자. 1. 나라장터의 사용인감계공공입찰 건으로 사용인감계가 필요하다면 나라장터에서 쉽게 다운로드할 수 있다.나라장터에 사용인감이 등록되어 있어야 한다.나라장터에서 사용인감계를 다운로드 받는 방법은 이전 포스팅에 정리해 놨다.참고하길 바란다. https://adroad0125.tistory.com/5 조달청 나라장터 공공입찰 사용 인감 등록하기나라장터에서는 공고마다 다르지만 인감등록을 필요로 하는 경우가 있다.가끔 입찰자격등록증을 요구하는데, 사용인감계에 등록된 인감이 표시된다.따라서 사전에 사용 인감을 등록해야 한다.adroad0125...

가끔 PDF와 JPG를 변환해서 사용할 때가 있다.사업자등록증을 카톡으로 공유할 때는 JPG가 필요하다.어떤 사이트에서 JPG 업로드는 불가하고 PDF만 가능한 경우가 있다.이럴 때는 똑같은 문서를 JPG, PDF 두 개의 포맷으로 가지고 있어야 한다.쉽게 변환하는 방법은 없을까?있다. 1. (강추) PDF 소프트웨어 사용하기요즘은 대부분의 PDF 소프트웨어에서 JPG 이미지 PDF 변환 기능을 제공한다.PDF파일은 해당 소프트웨어로 열어서 JPG 변환을 누르면 되고, JPG 파일은 그냥 PDF 소프트웨어를 연다음 드래그로 갖다 놓으면 자동으로 변환시켜 준다.EZPDF로 예를 들어보겠다.먼저 PDF를 JPG 이미지로 변환 저장하는 방법이다.1. PDF 파일을 연다.2. 상단 메뉴에서 변환을 누른다.3. ..

요즘 직장에서 거래명세서 발급하느라 정신이 없다.자잘한 거래 건이 많아 계속 내용을 수정해 가며 업체에 거래명세서를 발송하고 있다.문득 거래명세서 양식을 만들면 독자들에게 도움이 될 것 같아 글을 올린다.1. 거래명세서를 발급해야 할 때거래명세서는 거래가 이루어졌다는 증명서다.거래 날짜, 공급자, 구매자, 거래내용 등이 포함되어 있다.보통 세금계산서와 같이 발급을 한다.공공기관에 실적증명을 할 때 거래명세서+세금계산서로 증명을 하는 경우가 종종 있다.공장등록증을 신청할 때도 그렇게 했다.판매자는 실적관리를 위해 거래명세서를 잘 관리해야 하고, 구매자는 세금 비용 처리 등을 위해 서류를 잘 관리해야 한다. 거래명세서는 판매자가 구매자에게 발급하는 서류라는 점을 알아두자. 2. 거래명세서 양식 간단 설명 내..